ИНСТРУКЦИЯ № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателните ведомости на прекратени осигурители без правоприемник

      Обн., ДВ, бр. 57 от 12.07.2005 г., в сила от 1.07.2005 г.
      Раздел I
      Общи положения
 
Чл. 1. (1) С тази инструкция се уреждат обработването, събирането, регистрирането, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на прекратените осигурители, които нямат правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.
(2) Към разплащателните ведомости по ал. 1, ако са съхранени, се прилагат и следните документи:
1. трудови договори (заповеди за назначаване);
2. заповеди за преназначаване;
3. заповеди за ползван неплатен отпуск над един месец;
4. заповеди за освобождаване от работа;
5. трудови книжки.
Чл. 2. (1) Не се приемат и съхраняват документи, чийто срок на съхранение, установен в Закона за Държавния архивен фонд, е изтекъл.
(2) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Държавния архивен фонд и правилника за прилагането му.
Чл. 3. Юридическите и физическите лица, държавните учреждения, общините и кметовете, съхраняващи разплащателни ведомости на прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да унищожават документите по чл. 1.
Чл. 4. (1) Осигурителите и лицата по чл. 3 отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в териториалните поделения на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ).
(2) За архивирането на останалата документация лицата по чл. 3 търсят съдействието на органите за управление на Държавния архивен фонд.
Чл. 5. (1) Документите по чл. 1 обособяват самостоятелен документален масив.
(2) За организиране, съхранение и използване на документалния масив се създават архивохранилища.
(3) Архивохранилищата се управляват от ръководителите на съответните ТП на НОИ, на чиято територия са разположени.
Чл. 6. Централното управление на НОИ оказва методическа помощ и упражнява контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата.
Раздел II
Предварителна обработка на предстоящата за предаване документация
Чл. 7. Документите по чл. 1 се обработват от осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете съобразно изискванията на този раздел.
Чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки.
(2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове.
(3) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 страници.
Чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители.
(2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.
(3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата, листове се номерират като два листа.
Чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:
1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби - съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
3. заглавието на делото според вида на документите в него;
4. началните и крайните дати на документите в делото.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник.
Чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).
(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.
(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.
Чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от:
1. заглавен лист;
2. данни за делата (описание на документите в делата);
3. рекапитулация.
(2) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа.
(3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
Чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата:
1. пореден номер на делото;
2. заглавие на делото;
3. начална и крайна дата на документите в делото;
4. брой на листовете, включени в делото;
5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят.
(2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.
Чл. 14. Описите се подписват и подпечатват от осигурителите (физическите или юридическите лица, ръководителите на държавните учреждения и кметовете) или от упълномощени от тях длъжностни лица. Те се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и лицата.
Раздел III
Предаване и приемане на документите
Чл. 15. (1) Документите по чл. 1 се предават от осигурителите в ТП на НОИ по предварителна заявка до ръководителя на ТП на НОИ, на територията на което са седалищата им. Той определя датата за предаване на документите.
(2) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответното териториално архивохранилище по реда на ал. 1.
(3) Превозването на документите до мястото на предаването им е за сметка на лицата по ал. 1.
Чл. 16. Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, транспортирането им до определеното архивохранилище е за сметка на ТП на НОИ, в което са предадени.
Чл. 17. (1) В ТП на НОИ и в архивохранилищата се приемат само документи, които са обработени съобразно посочените в раздел II изисквания.
(2) Неправилно обработените документи се връщат на осигурителите с указания за тяхното дообработване.
Чл. 18. Приемането на документите се извършва от постоянно действаща приемателна комисия към ТП на НОИ, определена със заповед на ръководителя на ТП на НОИ. Комисията се състои от председател и двама членове. Когато документите се предават в архивохранилището, те се приемат от постоянно действащата приемателна комисия към ТП на НОИ, на чиято територия се намира архивохранилището.
Чл. 19. Приемателната комисия има следните функции:
1. проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване;
2. предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице;
3. съставя приемателно-предавателните протоколи.
Чл. 20. (1) Приемането на документите в ТП на НОИ и в архивохранилището се извършва с приемателно-предавателен протокол.
(2) Описите на делата се одобряват от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице и представляват неразделна част от приемателно-предавателния протокол.
Чл. 21. Приемателно-предавателният протокол се подписва от упълномощени от осигурителите длъжностни лица и от членовете на постоянно действащата приемателна комисия. Протоколът се изготвя в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителите.
Чл. 22. (1) След подписване на приемателно-предавателния протокол ръководителят на ТП на НОИ, на чиято територия е седалището на осигурителя, или упълномощено от него длъжностно лице издава на осигурителите по чл. 5, ал. 10 КСО удостоверение за предаване на разплащателните ведомости.
(2) Когато осигурителят няма наети лица и не води разплащателни ведомости, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.
(3) Когато липсват разплащателните ведомости изцяло или за определен период от време, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.
Чл. 23. Приемателно-предавателните протоколи се систематизират в ТП на НОИ и в архивохранилището в отделни папки по реда на постъпване на документите.
Чл. 24. (1) Предадената в ТП на НОИ документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни:
1. пореден номер на постъплението;
2. дата на постъпването;
3. наименование и адрес на осигурителите и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
4. вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
Раздел IV
Съхраняване на приетите документи
Чл. 25. (1) Предадената в архивохранилището документация се завежда в регистър на прекратените осигурители по реда на нейното постъпване. Освен реквизитите по чл. 24 регистърът съдържа и следните данни: уникален архивен код на осигурителя и местоположение на документацията в архивохранилището - номер на стелажа и номерата на клетките, в които се съхранява.
(2) Уникалният архивен код на осигурителя е цифров и се състои от три самостоятелни показателя:
1. номер на архивохранилището - две позиции;
2. номер на ТП на НОИ, на чиято територия са седалищата на осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете, съгласно Инструкцията за статистическо наблюдение на пенсиите - две позиции;
3. номер на осигурителя - шест позиции, дясно подравнен с явни водещи нули.
Чл. 26. След завеждане на документацията в архивохранилището върху заглавната страница на всяко дело и в заглавния лист на описа се вписва уникалният архивен код на осигурителя.
Чл. 27. В зависимост от състоянието, в което са предадени делата, при необходимост те се поставят в твърди папки за предпазване от прах и механични увреждания.
Чл. 28. (1) Документите се подреждат в архивохранилището по предварително изготвена схема.
(2) Стелажите и клетките на стелажите се номерират.
(3) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:
1. брой клетки на стелажа;
2. наименованието на осигурителите и номерата на клетките, в които са разположени съответните документи;
3. вид на документите;
4. периодите, за които се отнасят.
Раздел V
Използване на документалния масив
Чл. 29. Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1 под формата на електронно досие на всеки осигурител.
Чл. 30. (1) До създаването на електронно досие на всеки осигурител документите, приети за съхранение в ТП на НОИ и в архивохранилищата, се използват за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход.
(2) При искане на заинтересованите лица се издават и документи за трудов стаж.
Чл. 31. След създаването на електронно досие на всеки осигурител информацията от него се използва за изчисляване и отпускане на пенсии и парични обезщетения.
Чл. 32. (1) Документите по чл. 30 се издават въз основа на писмена молба от лицето, в която се посочват: име на лицето, ЕГН, адрес, наименование на осигурителя, при когото е работило, заемана длъжност, период на работа при съответния осигурител, вид на искания документ и период, за който се отнася документът.
(2) При промени в наименованието на осигурителя лицето посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя.
(3) При необходимост се попълва и декларация за идентичност на имената на лицето.
Чл. 33. Молбата по чл. 32, ал. 1 се подава до ТП на НОИ или до архивохранилището - лично или по пощата.
Чл. 34. (1) Документите по чл. 30 се издават безплатно в 14-дневен срок от постъпване на молбата по утвърден от управителя на НОИ образец.
(2) Документите по чл. 30 се връчват лично на лицата срещу подпис и съответно датиране или се изпращат по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка.
Чл. 35. Молбата по чл. 32, ал. 1 се завежда, а документите по чл. 30 се извеждат във входящо-изходящ дневник.
Чл. 36. Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход.
Чл. 37. (1) При поискване информация от документалния масив се предоставя на Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда", контролните органи на Министерството на финансите, органите на Министерството на вътрешните работи и на органите на съдебната власт.
(2) Информацията се предоставя под формата на удостоверение или заверено копие на оригинала в зависимост от искането.

ДОПЪЛНИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
§ 1. По смисъла на раздел I "документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи" са:
1. документите по чл. 1;
2. протоколните книги за установяване на членството в ТКЗС;
3. декларациите за членство в ТКЗС;
4. партидните книги за начислените трудодни на член-кооператорите и на членовете на техните домакинства срещу вложения от тях труд;
5. списъците на производствените бригади;
6. списъците на постоянно заетите на работа кооператори;
7. книгите за пенсионните вноски;
8. книгите за отработените трудодни на кооператорите;
9. книгите за семеен акорд;
10. изплащателните картони;
11. личните досиета;
12. азбучниците;
13. книгите за отчитане на труда.
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 2. Предаването и приемането на документите по чл. 1 на прекратени осигурители без правоприемник, съхранявани от физически и юридически лица, държавни учреждения, общини или кметове, се извършва по реда на раздел III в едногодишен срок от влизане в сила на инструкцията.
§ 3. Инструкцията се издава на основание чл. 37, ал. 5 от Кодекса за социално осигуряване.
§ 4. Инструкцията влиза в сила от 1 юли 2005 г.
..TYPE: 11